12 consejos para aumentar la productividad en el trabajo
Aumentar la productividad en las tareas diarias es una lucha constante para muchos de nosotros, que nos desconcentramos con el paso de una mosca a nuestro alrededor. Sin embargo, si adquieres unos sencillos hábitos podrás ser más productivo cada día y optimizar el tiempo que dedicas a tu trabajo. ¿Quieres algunos consejos para ser más productivo? ¿Quieres aprender a completar las tareas pendientes para avanzar? Lee con atención los siguientes tips, apoyados en diferentes estudios y publicaciones.
1. ¿Tienes ordenado tu espacio de trabajo?
Seguramente es el primer consejo que estabas esperando. Aunque ciertamente la creatividad puede surgir del caos, no es recomendable que el entorno más cercano al ordenador o al puesto de trabajo esté lleno de objetos, papeles y aparatos sin orden alguno. Es más, seguro que muchos os sorprenderéis del color o el acabado de la mesa de trabajo cuando la despejéis un poco. Incluso a nosotros nos ha pasado, así que el primer consejo para mejorar la productividad es ese, mantén la mesa despejada de distracciones.
Un estudio de la Harvard Business Review concluye que las personas que trabajan en espacios ordenados son más constantes y menos propensas a la frustración o al cansancio debidos al propio trabajo, y que un escritorio limpio ayuda a mantener la concentración de forma más prolongada.
2. Aprende a utilizar el 20% de tu jornada
Intenta reservar un 20% de tu jornada laboral para las actividades o tareas más importantes del día. Si lo piensas bien, en una jornada de 8 horas esto significan 96 minutos, es decir, necesitas mantener una alta concentración durante algo más de hora y media al día para poder sacar adelante aquellas tareas más complicadas o que no pueden esperar, incluso si tienes un día muy intenso en la oficina. Según la entrenadora de productividad Kimberly Medlock, solamente con ese 20% del tiempo se pueden hacer grandes progresos en tu trabajo, hasta si se ha derrochado el 80% restante.
3. Trabaja menos
Seguro que no estamos pensando lo mismo. No decimos que con un par de horas al día sea suficiente. Nos referimos a que hay un punto en el que la productividad decrece en picado a más horas trabajadas. El estar sentado delante del ordenador no garantiza producir, por lo que trabajar más de unas 50 horas semanales no es rentable. Según un estudio de la Universidad de Stanford, hasta esas 49-50 horas la producción sí resulta proporcional al tiempo trabajado, pero a partir de ahí decrece esta curva, además de todo lo que supone para el estrés del trabajador el permanecer en su puesto de trabajo por un tiempo demasiado prolongado.
4. Aleja el móvil
Seguro que piensas que tener el móvil en silencio es suficiente para no distraerte, pero ¿qué pasa con la luz de las notificaciones, que parpadea incesantemente? ¿Y el sonido de la vibración cuando llega algún mensaje? Según un informe publicado por la revista Journal of Experimental Psychology: la percepción humana y el rendimiento, investigadores de la Universidad de Florida demostraron que aun cuando no lo estamos mirando, el sonido de la vibración del móvil lo retenemos en la mente y nos distrae. Lo mejor que puedes hacer es alejarlo o guardarlo en un cajón, o mejor todavía: apagarlo. No queremos distracciones.
5. Acorta las reuniones de trabajo
Muchas veces acudimos o concertamos reuniones sin saber los puntos a tratar, y al final se nos va de las manos y se nos escapa un tiempo valioso que podemos necesitar para otras labores del trabajo. Para evitarlo, asegúrate de conocer de antemano los puntos de la reunión, y procura que no sean más de tres. Después de unos minutos, envía un breve correo con un pequeño resumen y las directrices o conclusiones de la misma para continuar con los trabajos de cada uno.
6. Duerme en el trabajo
Estaba cantado. Estamos en España y te vamos a recomendar una siesta. Pero ojo, hablamos de una siesta breve, de unos 20 minutos, que será más que suficiente para despejar cuerpo y mente. Si comes habitualmente en el trabajo puede que no te cueste convencer al jefe para poder dar una cabezada, así que sigue el consejo de los investigadores de la Universidad de Michigan que demostraron los beneficios de una buena siesta para aumentar la productividad, contrarrestar el comportamiento impulsivo y mejorar la tolerancia a la frustración. Eso sí, repetimos, una siesta con moderación ;)
7. Elimina las peores distracciones
Identifica las peores distracciones que tienes a tu alcance y acaba con ellas. Según una encuesta del pasado año de CareerBuilder, las distracciones más habituales en la oficina son:
- Mensajes de los móviles. Como ya dijimos antes, es la peor amenaza de todas. Apágalo y guárdalo en un cajón.
- Internet. Cierra todas las pestañas y deja exclusivamente las necesarias para tu trabajo.
- Cotilleos. Pues sí, los cotilleos y rumores en las oficinas son una gran fuente de distracción para todos los trabajadores.
- Redes Sociales. Normalmente muy poco tienen que ver con el trabajo que estamos desempeñando, así que ciérralos. Y si los necesitas, controla el tiempo que le dedicas y no te pierdas en curiosear.
- Email. Aunque éste sí que lo usamos para nuestras labores diarias, te recomendamos que pruebes a cerrarlo cuando tengas que estar concentrado en una tarea específica. Al acabar, lo abres, lees lo que haya que leer y lo vuelves a cerrar para empezar otra nueva tarea.
8. Haz una lista de prioridades según su dificultad
Es imposible trabajar al máximo rendimiento durante toda la jornada laboral, así que prueba a categorizar las tareas por dificultad. Ponte los las más complicadas cuando mejor te sientas, o tengas mejor capacidad de concentración. Normalmente el punto de mayor concentración lo tenemos a primera hora de la mañana, por lo que programa en esta franja horaria aquellas actividades más exigentes para tu cabeza. Por el contrario, aprovecha los momentos más flojos, mentalmente hablando, para contestar correos u otras tareas más rutinarias que no requieran gran concentración.
9. Duerme entre 7.5 y 8 horas diarias
En un estudio de los hábitos del sueño y trabajo del Instituto Finlandés de Salud que tuvo lugar durante más de siete años, en los que analizaron a casi 4000 personas, encontraron que el absentismo laboral por enfermedad era menor en las personas que habían dormido entre 7.5 y 8 horas diarias, y que dicho absentismo se incrementaba de forma notable en aquellos trabajadores que estaban acostumbrados a dormir tanto de más como de menos, llegando a doblar el número de bajas por enfermedad.
10. Busca el sol
Una oficina con acceso a la luz solar aumenta considerablemente la productividad de sus trabajadores. Y aún más si tienes una buena vista a un parque o a zonas verdes que ayuden a despejar la mente y que contribuyen a su relajación. En un estudio de la Comisión de Energía de California, los trabajadores que tenían sus puestos de trabajo junto a una ventana resultaron entre un 6 y un 12% más productivos, con mejores resultados incluso en pruebas de memoria, que aquellos que trabajaban en interior.
11. Quéjate
Pero no vale hacerlo de cualquier forma. Realiza tu queja con una idea de mejora o haz una crítica positiva. Es un punto realmente complejo, pues se tiende a malinterpretar, pero hacer una crítica constructiva para ayudar en un conflicto o situación dentro del entorno laboral disminuye el foco de atención en el problema y en quién podría tener la culpa, provocando emociones positivas para atajarlo y encauzar o mejorar la situación.
12. Haz ejercicio
Cada uno a su nivel, no hace falta prepararse una maratón para lograr aumentar la productividad en el trabajo realizando ejercicio. Practica tu deporte favorito con regularidad o simplemente aprovecha los rincones de tu ciudad y sal a pasear. El ejercicio es bueno para la salud y ayuda a aumentar la productividad y concentración en el trabajo. Pero esto seguro que ya lo sabías, así que como hemos dado los resultados de varios estudios, en este punto vamos a hacer referencia a uno hecho por la Universidad de Otago, en Nueva Zelanda, en el que utilizaron ratas de laboratorio para demostrar que 20 minutos diarios de ejercicio ayudó a resolver sus tareas más rápida y eficazmente que sus compañeras más sedentarias.
Y ahora... ¿Por qué no nos cuentas ahora qué haces tú para mantener la productividad? ¿Echas de menos algún consejo? En Greetik nos preocupamos de ayudarte a aumentar la productividad de tu trabajo. Y otra buena forma de hacerlo, además de adquirir ciertos hábitos como los que te hemos puesto, es mediante programas o software específicos para tu empresa. Si te interesa conocer qué hacemos o cómo podemos ayudarte, echa un vistazo a la sección de servicios o productos en nuestra web y ponte en contacto con nosotros.
